Пол Кругман
PETER DASILVA FOR THE NEW YORK TIMES
Ахмад Шатила, генеральный директор SunEdison, трудится на своем рабочем месте в штаб-квартире компании в Белмонте, Калифорния. Снимок 2014 года.
Издание Vox недавно опубликовало отличную заметку о том, как появилась идея создания офисного рабочего места, отделенного перегородками (читайте здесь: bit.ly/Sf6oUp). В заметке автор также рассуждает о картотеках. Все это в своем роде здорово. Но гораздо больше осталось за скобками. И вы узнали бы это, прочитав великолепную книгу (с довольно скучным названием) «Control Through Communication», написанную моим другом ДжоЭнн Ейтс из Слоуновской школы менеджмента при Массачусетском технологическом институте.
Книга ДжоЭнн, которую ее супруг называет историей записки, об общей эволюции информационных технологий и делового мира в преддверии цифровой эпохи. Конечно, до наступления цифровой эпохи люди не говорили об информационной технологии, но она все-таки существовала и фундаментально развивалась, впоследствии изменив все вокруг. Картотеки позволяют заглянуть в эти перемены. (Кстати, пишу по памяти: экземпляра этой книги под рукой у меня нет. Так что, извини, ДжоЭнн, если я немного напортачил.)
Организациям всегда требовались записи об их документообороте. У древнеримских торговцев рабы снимали копии с писем. Несомненно, так же поступали, как нам рассказывает Том Стэндидж (в другой замечательной книге «Writing on the Wall»), аристократы, превращая сенаторскую переписку в прото-Facebook. Значительно позднее, повествует ДжоЭнн, некоторые предприятия применяли забавную систему: исходящие письма смачивали, помещали между страницами большой книги и прижимали червячным прессом для получения своеобразного оттиска.
Потом свершилась революция: появилась копировальная бумага! Или, точнее, копировальная бумага плюс печатные машинки. Вдруг все стали печатать в трех экземплярах, что облегчило ведение делопроизводства.
Дальше, однако, встал вопрос, как найти необходимый документ. Когда вершиной технологии были влажные письма и червячные прессы, выбора не было: приходилось лишь просматривать записи в хронологическом порядке. Копировальная бумага создала новые возможности: теперь копии можно было разложить по темам вместо или так же, как и в хронологическом порядке. Но как их следовало хранить?
Один вариант – коробки и ящики. Но все еще приходилось тасовать много документов, а нужные письма легко было пропустить. Ответ? Вертикально расположенные отделения с ярлыками, указывающими на содержание каждой папки.
Для завершения революции требовались перемены в поведении. Ранее бизнесмены писали письма, в которых речь могла идти о множестве предметов. С появлением картотеки им пришлось дисциплинироваться и писать каждый отдельно взятый документ лишь по одной теме и только по ней, чтобы его можно было должным образом хранить.
Так родилась записка.
Я люблю эту историю по многим причинам. С одной стороны, мне всегда по душе напоминания о том, что многие технологии, создавшие современный мир, были скромными и незаметными. Одна из замечательных вещей, которые можно сказать о последнем томе трилогии Дэниела Бурстина «The Americans», это повествование о таких событиях, как изобретение бумажного пакета с плоским дном. Кроме того, шкафы для хранения документов – это необычная иллюстрация известной проницательной мысли экономиста Пола Дэвида. По его мнению, технологии дают полную экономическую отдачу только после того, как бизнес перестроится, чтобы полностью воспользоваться их потенциалом, почему производительность и может увеличиться лишь спустя десятилетия после внедрения крупных инноваций.
Так что это здорово. Однако рабочие места, отделенные перегородками, все-таки ужасны.
КОММЕНТАРИИ ЧИТАТЕЛЕЙ С САЙТА NYTIMES.COM
Пережитки прошлого продолжают жить на работе
Моя мама любила хвалиться, что, работая в офисе в 1950-х, она могла пропечатать на механической пишущей машинке 20 копий сразу. Когда она ушла в отпуск по уходу за ребенком, то очень гордилась тем, что ее начальник, чтобы ее заменить, был вынужден приобрести электрическую пишущую машинку.
– Stephen Bryce, Канада
Я вспомнил о секретарше, которая могла напечатать все что угодно со скоростью 100 слов в минуту на 10 копиях одновременно, в то время как я возился с маленькими пузырьками корректирующей жидкости Wite-Out и исправлял каждую ошибку. Меня поразило, что, когда в офисе появился копировальный аппарат, в ее услугах быстро отпала нужда. Вскоре она уволилась.
– P.B., Вирджиния
Рабочие места, отделенные перегородками, возможно, ужасны, но они определенно лучше больших офисных помещений со сдвинутыми письменными столами, где люди сидят практически друг на друге. Я облагораживаю перегородки на своем месте: по крайней мере на них я могу прикрепить фото окружающего мира, чтобы я мог помечтать о том, какой может быть жизнь вне этого рабочего места.
– Без имени, Индиана
Если у вас есть отличный поисковик в электронной почте, можно хранить 18 тыс. писем в ящике входящих, и это значительно облегчает работу по поиску информации. Это просто другой вид картотеки.
– Robert Prentiss,
Калифорния
Здесь, в Силиконовой долине, сейчас сплошные открытые пространства. Место, отделенное перегородкой, уже в далеком прошлом. Уже несколько лет мне такое не встречается. Конечно, начальники говорят, что им нужно хорошее взаимодействие и отсутствие иерархии, и они настаивают на месте за столом в открытом пространстве. Но в любом случае поблизости есть переговорная комната, которая де-факто становится их кабинетом. Один начальник так посмотрел на меня, когда я воспользовался этой комнатой для проведения переговоров.
– Tony, Калифорния
Будучи государственным бюрократом, я всегда думал, что моя работа заключается в обеспечении движения документов – просто перекладывай их с места на место, чтобы казаться занятым.
С появлением современных компьютеров и мониторов сотрудникам, должно быть, стало гораздо сложнее делать вид, что они работают.
– Jim Hansen, Калифорния
Точное переносное хронометрическое устройство – без него железнодорожные перевозки были бы невозможны, поскольку не была бы обеспечена систематическая координация использования путей. Позднее дешевые и точные наручные и стационарные часы совершили революцию эффективности.
– Без имени, Мичиган
Офисные рабочие места с перегородками, возможно, ужасны, но только в сравнении с отдельным кабинетом. По сравнению с открытым офисным пространством, где каждый может слышать и видеть то, что делает другой, они просто рай.
– Без имени, Нью-Джерси
Еще одно последствие развития технологии – это стирание видимых иерархических границ благодаря электронной почте.
Руководителям потребовалось время, чтобы понять, что любой за пределами офиса может дойти прямо до их секретаря, минуя многие уровни вице-президентов.
– Без имени, Нью-Йорк
В 1980-х я много работал над распределением доходов, стабильностью доходов и сравнительным налогообложением для социальных групп и Социал-демократической партии. Все необходимые документы я получил в бумажном виде, и все они отправились в картотеки с папками. Сейчас, в компьютерный век, я не могу найти систему, которая была бы такой же эффективной для справочной работы, как мои картотеки. Например, New York Times – настоящий кладезь интересующей меня информации, и я копирую и отправляю сам себе ссылки на статьи по электронной почте. Но в конце концов я получаю сотни зашифрованных строчек в одну папку почтового ящика. Сейчас у меня уже не та память, что была раньше, и теперь я храню вырезанные из Интернета строчки, просмотреть которые нужны годы, что ставит меня в тупик.
– Doug Broome, Канада
