Ричард Брэнсон – Virgin – огромная компания со множеством направлений деятельности и культурой делегирования полномочий. Как вы избегаете нарушений в системе коммуникации между подразделениями и добиваетесь принятия правильных решений?
– Shezad Virji, Кения
– Как вы успеваете просматривать сотни электронных писем, которые получаете от читателей? Я знаю, что вы очень занятой человек. Может, вы знаете какой-то секрет?
– Harvey Chen, Китай
Когда я читал полученные недавно электронные письма, меня поразило, сколько читателей интересуется тем, как предпринимателям эффективнее распределять свое время, когда им приходится управлять крупным бизнесом.
По мере того как бизнес крепнет и расширяется, бюрократия начинает играть все большую роль, а топ-менеджеры вынуждены участвовать в огромном количестве встреч и просматривать кучу всякой корреспонденции. На этой стадии предприниматель сталкивается с вызовом – ему приходится решать, как управлять новой структурой компании. Этот переход от одного состояния к другому стал роковым для очень многих фирм.
Во-первых, давайте посмотрим, как вы распределяете свое время, – это первый шаг к победе над трудностями, которыми сопровождается ведение бизнеса. Я получаю по 300–400 писем в день, так что для меня управление моим временем – важный вопрос. Я знаю, что некоторые топ-менеджеры просто стирают все электронные письма от людей, с которыми незнакомы лично. Они считают, что большинство посланий лишь отвлекают от серьезных дел, и не видят смысла в том, чтобы просеять полученные письма и найти среди них те, которые содержат полезную информацию. Однако я считаю такой подход невежливым и плохим для бизнеса.
Памятуя о временах, когда я только начинал свой бизнес и нуждался в советах, я стараюсь отвечать на максимальное количество писем от читателей. Каждое утро я просматриваю список сообщений и диктую короткие ответы своим ассистентам. Некоторые письма я переправляю своим коллегам. Кроме того, на парочку писем я лично даю более развернутые ответы. Это самый эффективный способ работы с письмами. Причем, когда я занимаюсь этим, я узнаю о тенденциях, которые могут повлиять на наши компании, или о проблемах, требующих моего внимания.
Вы должны управлять своим Blackberry, а не он вами! Многие менеджеры возятся со своими смартфонами во время встреч и в свободное время. Однако это мешает сконцентрироваться и негативно влияет на процесс принятия решений. Лучше просматривать входящие сообщения сеансами: скажем, в течение часа, а потом откладывайте смартфон в сторону, чтобы можно было сфокусировать внимание на решении текущих задач.
Когда вы думаете об управлении не только своим временем, но и временем своих сотрудников, главное – дать всем возможность оставаться сосредоточенными на выполнении их прямых обязанностей. Это стало особенно очевидно для меня в последние годы, когда я начал приглашать группы предпринимателей на встречи на моем острове Некер. На этих мероприятиях обсуждаются такие вопросы, как изменение климата, бедность и поддержание мира. Я часто рассказываю о своем опыте в надежде помочь моим гостям, многим из которых приходится руководить фирмами на этапе перехода от начальной стадии развития бизнеса к уже устоявшейся компании.
На этом этапе самый полезный совет таков: дайте остальным членам вашей команды пространство для работы – во многих случаях лучше всего это сделать, перенеся ваш офис в другое место. Самоустранитесь от решения повседневных вопросов и найдите кого-то, кто может выполнять эту работу за вас, с тем чтобы у вас было достаточно времени на изучение обстановки и принятие решений о будущем компании. Если вы этого не сделаете, то вам и вашей команде скорее всего придется одновременно решать множество сложнейших задач: управлять бизнесом, определять стратегию и оценивать возможные пути расширения.
Вам обязательно нужно найти и нанять людей, которым вы можете доверить управление вашим бизнесом. Они, вероятно, станут делать что-то по-своему и могут допускать ошибки, но вы должны бороться с искушением снова взять управление на себя. Это единственный способ укрепить чувство ответственности. Так вы добьетесь, чтобы топ-менеджеры управляли бизнесом как своим собственным.
В своих предыдущих статьях я рассуждал о тех преимуществах, которые дает малый размер. С этим связана одна из сильных сторон Virgin Group – эффективная система коммуникации. Наши небольшие компании не требуют многочисленного бюрократического аппарата, и сотрудники лучше знают, кто чем занимается.
Вы можете сделать хорошие коммуникации частью ДНК вашей компании, если обсуждение вопросов будет происходить в атмосфере открытости, на понятном языке и если будет выслушиваться мнение всех, кто может что-то сказать, от сотрудника на стойке регистрации до топ-менеджера. Поощряйте любознательность людей. Если ваши сотрудники уже выдвигали хорошие идеи и добивались результатов, то они будут задавать вопросы и будут настойчивы, а это поможет решать им любые возникающие проблемы.
Это позволит вам сосредоточиться на более широкой картине происходящего: вмешиваться, когда вы увидите проблему, требующую вашего внимания, помогать топ-менеджерам преодолевать кризисы, участвовать в заключении сделок, а главное – разбираться с электронными письмами, которые вы будете получать каждую неделю от людей, нуждающихся в советах насчет того, как построить успешный бизнес.
